二、写开发信

三、回复客户询盘

(二）跟踪

       一般来说，对内容详细的询盘回复客户都会回信，并索取报价。这时候，就应该给客户一份详细的报价了。

四、报价

       外贸业务有自己独特的报价方式，术语叫发盘（Offer )。一个正式的外贸报价，不仅应有完整的价格术语表达式(FOB、CIF、CFR等)，还应包括品名、数量等,特别是要加上报价有效时间。因为国际市场变化大，价格常常要随行就市做调整。此外，规定有效时间还可以起到促使客户早日下单的作用，其潜台词就是“这个价格很便宜，要买就赶快，过几天可能就不是这个价了”。这种正式的报价称为实盘(firm offer )，如果客户在报价规定的有效期内回复接受，出价方就不可再做更改了。

(一）报价的基本要求

       报价一定要有针对性，初步报价应比较贴近行业价格，但又要有回旋的余地。报价不能太慢,半个月后才报价，客户可能早就找到卖方了。此外，还要做到报价准确。
       要做到报价准确有两个方法:一是经常了解同行的价格;二是经常与工厂技术人员交流，了解自己产品的生产流程与成本情况，做到心中有底,这样在与客户交流时会更专业和从容。

(二）报价前与客户的沟通

       每个公司都有自己的一套报价体系，可是有时候客户也会提供自己的“报价单”。值得一提的是，一份完整的报价单除了包括产品图片、货号、货物描述、单价、出货港口、单个产品包装、装箱率、外箱用料、毛重、净重等项目外，还要与客户沟通一些其他的细节问题。
(1)产品是否需要做客户指定测试?测试费用谁来承担?如果测试费用由工厂承担，要向客户索要测试费用明细，了解一款产品大致需要多少测试费?很多客户会承担测试费用,但也有些客户不承担这部分费用，所以,报价前一定要与客户确认是否包含此费用。
(2)是否需要为产品购买保险，保险费用由谁承担?
(3)付款方式若是信用证××天,也要将银行利率这部分算在报价成本内。
(4)产品的包装:这里所说的包装不是指多少产品装一个内箱，然后几个内箱装一个外箱的意思，而是指单个产品包装。有些客户会自己提供产品包装,因为其有自己合作的印刷厂，这时的报价就可以减去这部分成本。有些客户需本公司工厂来承担产品包装的费用，若是这样，报价时就应该加上这部分成本。
(5)有些报价要附上产品进口商关税代码，相关人员如有疑问可以写邮件询问客户，填写的税率一定要准确，否则可能要承担由此造成的损失。
(6)向客户确认大概的订单量，将以上所产生的费用平均到产品成本中。

(三）价格核算

       报价通常使用FOB（离岸价)、CFR（成本加运费)、CIF（成本加保险费加运费）三种价格。对外报价核算时，应按照以下步骤进行:明确价格构成，确定价格构成，确定成本、费用和利润的计算依据，然后将各部分合理汇总。以下用实例说明三种价格的对外报价核算。

(四）制作报价单

1.采用PDF文档
       外贸业务人员在制作报价单时一定要考虑发给客户的文档格式，有的人习惯在邮件中附上Excel或 Word 又档的报价单,结果发出之后常常没有回音。不少病毒伪装成Excel和 Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司都采用了垃圾邮件过滤系统，只要是邮件中出现Excel和 Word文档附件，就统统删除。解决这个问题的最好办法就是将文件制作成PDF文档。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中“寄生”。业务人员把报价单制作成PDF文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会将邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件，邮件就可以顺利进入客户的邮箱。
2.报价单样式
       每个公司、每个产品的报价单都有所不同，但内容基本一样。
3.如何应对客户的讨价还价
       几乎每一次报价客户都会说高，业务新手在对产品不是很熟悉的时候，常常被动地马上降价，虽然会说明理由，如“很期望与您合作”“我们很重视您并且愿意与您合作”……但这样轻易降价之后，客户会认为你的产品价格虚高，还有降价空间，会因此失去很多客户,所以，一定不要轻言降价。如果要降价，就必须做到以下几点:
(1)每一份报价都要经过仔细核算，不要报得太离谱;
(2)每一份报价单都要完整，有公司的抬头等，这样客户会认为我们很认真，不要直接在邮件里给出价格，这样客户不方便保存，也不易查阅;
(3)每一份报价单都包含相关产品完整的规格;
(4)每一份报价单都要有期限，可以设定为一个月或两个月。
       不轻言降价的前提是熟悉自己的产品，熟悉每一个生产环节的成本组成。了解了这些，就知道了价格底线是什么，就不会盲目报出超高价格。而价格一旦报出，就不要轻言降价。

(五）发送报价单后及时通知

       在确认报价单准确无误后，可以通过E-mail、QQ或微信及时发送给客户。如果客户规定了发送方式与时间，就按客户要求进行。在报价单发送后，一定要及时通知客户接收,并告诉对方在有效期限内做出回应。

(六）报价单一定要留底

       价格报出去了，自已一定要留底，业务人员可以设计一份表格来管理所有的报价，表格名称可按客户名来分类。这样当客户在未来的某个日期来函要求对价格进行调整时，就能及时查看当时的报价,了解当时报价的基础，再根据现时情况进行必要的调整。

五、寄样

       客户在确定下单之后，一般会先请卖方提供样品以供查看、检验。

(一）寄样方式

       寄样方式一般应选择快递,可以通过顺丰快递、中国邮政EMS等国内知名快递公司或国际快递公司寄样。当然，如果样品重量或体积比较大，也可以选择空运。一般来说，快递和空运都是通过飞机运输送达目的地，但是快递是门到门服务，操作简单，一般只需向快递公司提供发票;空运则较为复杂，要托运、报关，而且空运通常只发货到对方的临近机场。

(二）送样方法

1.发送工厂现有产品
       有些客户看到满意的产品,便直接按所寄目录上的型号、款式要求工厂送样、报价。报价一般需由经理级别以上的人员核准以后,才能发送给客户。客户确认后,需填写“样品订单”，待样品制作好经质管部检验合格后，则以客户需求时间的紧急与否，选择快递方式或普通方式发出。
2.开发的新产品
       有些客户需要为其开发新的产品，这时业务人员则需要事先核算所需模具的费用，再向客户报价。报价时应考虑正式订单的数量，若超过一定数量，模具费可以分摊在货款中，即客户在订单超过一定的数量后可收回已预交的模具费。
(1）业务人员应将每件样品的单价传真给客户，客户同意并签章确认之后，须通知研发部门安排“模具开发日程表”。
(2）业务人员应追踪新模具开发的进度，同时研发部门应制作“物料清单”(BOM）并进行评审。在这些工作完成后，向生产部(有些企业是工程部）下“样品订单”。完成的样品须经质管部检验合格后，才能发送给客户进行评审与验收。新开发的样品一经客户确认后，至少需保留一件样品并进行封样，以便作为日后批量出货订单的依据。

(三）寄样后及时确认

(1）当样品寄出之后,业务人员应用邮件或电话第一时间核对信息，最好将快递单扫描给客户,告知大概何时到达，请客户收到样品后确认。客户到样品后，应给客户发传直或由子邮件,请客户确认是否收到样品。
(2）及时了解客户对样品的评估情况，从客户那里了解其对产品的具体评价，无论其对产品满意与否。
不管样品在短期内是否能带来订单，都要与客户建立稳定的联系，并适时地推荐新产品，发出新的报价单。

(四）样品费和快递费的处理

       样品费和快递费可以做以下处理。
(1）对于新客户,若样品货值比较低，免收样品费，快递费到付;若样品货值比较高,要收取样品费，快递费也到付。如果觉得客户的诚意不是很大，在样品货值低的情况下也可以适当收取一些样品费。
(2）对于资信较好的老客户,样品费和快递费都可以预付。
(3）新客户如果要求免样品费,可以委婉地告诉他,收取样品费是公司的规定,如果下单，这些费用将在付款时抵扣。
(4）如果客户已经下了订单，再要求寄样品，运费一般由出口商承担。如果选择到付，要以客户的书面确认(E-mail或传真）为准,否则会有客户拒付的风险。

六、接待客户验厂

       如果客户要验厂，一般就说明他对你的产品已经很感兴趣了，很希望与你合作。客户在验厂后下单的概率是很大的,因此业务人员要认真对待。

(一）准备工作

       业务人员在接待客户验厂时,需要做好以下准备工作。
(1)事先了解清楚客户来访的日程安排、来访人员、来访议题等。
(2）提前通知客户将派车去其指定地点接客户（如机场、码头、酒店等)。根据来访客户级别、人数及所带行李做相应接待安排。
(3）整理好与客户的函电往来内容、邮件记录，特别是一些表格、单据、文件等，最好将其整理在一个文件夹中或是先打印出来。
(4）准备好会议室、茶水、咖啡、名片、相机、录音设备、投影仪、公司及产品宣传资料、网站;做好公司办公区域、生产厂区、样品展示间的5S管理（根据需要也可准备鲜花、水果)。
(5)合理安排会谈的人员,如总经理、部门经理、主管等同客户来访议题有关的人员。(6）了解客户手机号码或房间分机号码,客户所在的国家、地区及饮食习惯、生意习惯和宗教习俗。

(二）客户接待

       在客户来了之后,业务人员一定要做好客户的接待工作:
(1）互换名片;
(2）安排座位、饮品;
(3）提供公司网站及其他推广资料,播放公司介绍、产品介绍幻灯片;
(4）就相关业务资料、产品样品进行面洽,向客户介绍公司运营、工厂生产及产品研发情况,带客户参观公司主要部门并做简要介绍,合影留念;
(5）会议后,根据实际情况安排就餐及送客户到酒店或其指定的其他地点。如果客户在酒店下榻,就要预计从公司到酒店所需时间，同时通知司机详细的酒店地址及联系人电话，以便及时接送客户。

(三）看厂

(1)在看厂之前，业务人员要准备好包、名片、纸巾、手机、数码相机、纸、笔、零钱等。
(2）业务人员应记好厂方相关负责人（外贸人员、工程技术人员、司机等）的联系电话、公司名称、工厂地址等资料并打印出来。
(3）业务人员与外商合影最好选择合适的时间和有代表性的场所，如在商贸部办公室里客户正坐在电脑旁进行操作时，客户正坐在办公室里与商务中心人员洽谈时，以及在公司前台处或者公司标志性的地点进行合影留念。
在工厂里面拍照的时候，要尽量避免拍摄工厂样品架上的样品，除非已经征得厂方的同意。
(4)业务人员陪同客户验厂时，要注意让其了解以下内容:工厂是否有这种产品的生产线、生产经验和生产能力﹔工厂产品样品检测过程的观摩，产品获得的认证;产品的性价比;必要时，工程技术人员可在一旁对样品进行现场检测，打印出产品检测的技术参数，并加以解释;样品的外表美观程度和内部构造及部件的质量;工厂的模具开发能力;交货的及时性﹔工厂的规模;工厂的生产经验及历史;产品的OEM加工;单个句装及内外句装方式;货柜的装货数量。
(5）业务人员在与客户告别时，要对其行程表达谢意,表示愿意继续提供相关帮助和服务（如预订房间和机票、兑换外汇、叫出租车等）并建立长期合作，欢迎下次来访。另外,业务人员可顺便探问其之后的行程,并估计其到达目的地的时间活时加以L联系与问候，并将合影发到其邮箱中。
通过初次的见面，一般来说，客户会对公司及其服务有了大致的分解，下一步就是跟紧客户的询盘、订单意向或订单事宜了。陪同客户验厂回来后业务人员需要及时整理整个行程的经历、思绪和感想,配上一些合影，及时整理出一篇报道，发布到公司网站上，加以推广。此外，业务人员要整理费用单据找直属上司、部门经理、部门总经理、财务部办理报销事宜并等待出纳通知领取报销款。

七、及时跟进确认,促成交易

      在寄样、陪同客户验厂等工作完成后,业务人员一定要及时跟进客户,以加深客户的印象，尽量促成交易。

(一）跟进时应询问哪些事项

       业务人员应及时与客户取得联系,询问其对本公司的评价，表达对客户的重视，体现外贸的专业精神。无论客户的评价满意与否,都要得到其对公司，尤其是对产品的具体评价及看法。

(二）如何及时处理客户反馈

       在客户验厂后，客户会根据验厂时的所见所闻发回反馈意见。对于客户的反馈意见，业务人员要及时处理。
(1）如果客户给出的意见较好,业务人员应及时沟通，并询问是否可以考虑进一步的合作,通过旁敲侧击促成订单的下达。
(2）如果客户意见不太好，或指出了不满意的地方，业务人员一定要尽量解释清楚，以求得其理解。当然，如果本次合作不成功并不意味着以后没有合作的可能，必须与客户保持联系和沟通，为日后的成功打下基础。
(3）如果客户提出了具体的改善意见，业务人员一定要表示会立即整改，并表达希望再次验厂的意愿，以促成合作。