外贸企业在收到各尸的足金或者信用证后，就可以备货了。备货工作的内容主要包括按合同和信用证的要求，企业生产加工或仓储部门组织货源、催交货物,核实货物的加工、整理、包装和刷唛情况，并对应交的货物进行清点和验收。

一、将英文订单转为中文订单

       客户下单后，外贸业务人员应在第一时间将英文订单转为中文订单并立即下发到有关部门。客户下单后，外贾业务人员应立即放下手头其他非紧急的事情，全身心投入到对客户订单的分析上，开与相天部门核对品名、规格、数量、交期等。如有客户交代不清的，应立即发送电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发到相关部门。
       中文订单的发放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是:“发:沈x×（1)、张××(6)、李××（3)、王××（6)、李××（1)……共23份。”
       中文订单中应杜绝使用模糊语句，如“与上次一样”“与去年一样”“有关部门”等。在中文订单的右下角，外贸业务人员应亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。
       当然，订单最终确认的另一个重要指标是客户定金到账（如30%定金）或开来信用证。如定金或信用证未到位，可下发订单,让计划部先计算用料，但要书面通知采购部“所有物料的采购要再等通知”，以避免因各种原因客户未能最终确认订单而造成损失。

二、安排生产

       安排生产分两种情况，一种是公司自己的工厂生产;另一种是直接向供货商订货。

(一）公司有工厂时的生产安排

       在订单确认后，外贸业务人员要根据同客户所签订的合同，把客户的要求转化成易于生产加工部门理解的“生产通知单”。在转换过程中，外贸业务人员必须明确客户订单中的产品名称、规格、型号、数量、包装要求、出货时间等，并且要保证各项信息没有差错，同时要在生产通知单中注明特殊要求。只要这些资料明确，各相关部门才能凭此安排备料生产，做好生产计划。
       生产通知单在打印后要交主管或经理确认，签字后下发到生产部。如有可能，企业在每次下发生产通知单时，要召集相关部门主管开会，由负责此订单的外贸业务人员再次向其他部门讲解订单的详细要求，使相关部门对每份订单都有充分了解。在将订单转化成生产加工单时，交货期可以设置得提前一些，如交货期为12日，可以设置为10日，为生产预留几日，以应对特殊情况的发生。

(二)与国内生产企业签订供货合同

       如果外贸公司没有自己的工厂，那就要积极寻找供货商，与之签订供货合同并做好跟催工作。

三、生产进度跟踪

       为了更好地把控进度，外贸业务人员在下发生产通知单或与供货商签订加工合同后，必须要求对方提供一份生产进度安排表,然后根据该表对生产进行全面跟踪。
       为了使订单产品能保质、保量、保期地出货，外贸业务人员必须重点跟进产品的生产进度。

(一）跟进生产计划

       在下发生产通知单后，外贸业务人员要协助生产部将生产通知单转化为具体的生产计划,并要求生产部提供具体的生产进度安排表，依据该表对生产进行全面跟踪。

(二）巡查生产现场，确保质量

       为了做好生产进度的跟踪，外贸业务人员要亲自到生产现场去进行督促检查，以确保生产过程符合进度安水。通常而言，外贸业务人员要做好以下工作。
（1）了解生产过程的流程次序（工序),顺着流程行进方向跟进各个过程(工序)，要注意对各个生产环节进行巡视。
（2）在现场查看时，要多看少动、多听少问、多记少说、多征求意见少发表观点。尤其要与一线的生产贝上进仃适当的交流，了解生产的实际进度和面临的问题。
（3）与各班组长进行沟通交流，确保各班组的生产顺利进行。如果有异常问题，还应及时与车间主管沟通解决。

(三）查看生产日报表，了解真实情况

       生产日报表是一种直接反映生产结果的报表，生产部门按计划安排生产，具体结果如何，一般会用企业规定格式的生产日报表进行总结并报告。通过生产日报表，可以了解每天完成的成品数量、不良品数量，或者生产到哪一工序，从而对生产的进度情况有更加真实的了解，以确保准时交货。外贸业务人员可以自行制定一个跟踪表来进行具体的跟进操作。

(四）如果生产出现异常，要协助解决

       生产异常是指造成生产现场停工或生产进度延迟的情形。生产开帛同题王要表现在两个方面:生产进度落后和发生生产事故。这时，外贸业务人员需要王动地协助处理，尽量消除
       对交货的影响,具体应做好以下工作。
（1）及时赶到生产现场,配合现场主管调查生产异常的具体情形。
（2）结合异常情形，分析对生产可能造成的影响，判断是否影响生产进度、影响程度等。
（3）根据生产异常情况，做出下一步的跟单安排，包括跟踪进度的频次、相关部门协调、督促执行改进措施等。

(五）及时反馈不能满足客户要求的情况

       在生产过程中，如有意外情况不能满足客户要求，外贸业务人员一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。同时，为了跟踪产品的质量问题，有时候，外贸业务人员
要亲自到生产车间去检查产品质量、查阅产品质量检查报告。
外贸业务人员要多同本厂内的各部门沟通，面对生产部门，外贸业务人员就是客户，所做的一切在对公司负责的同时也要对客户负责。

四、客户供料跟催

       有的外贸客户要求用自己的物料，如彩盒、说明书或贴纸等。在这种情况下，外贸业务人员对客户的供料一定要跟紧。当收到客户寄来的物料后，外贸业务人员需开立一张“客户供料通知单”，交仓管点数、品管验收。

五、交货期延误的处理

       当发现有交货期延误的迹象时，外贸业务人员应立即与客户联系，寻求妥善的解决办法。

(一)己方工厂原因

       如果是己方工厂的原因，如因待料、技术问题等需延迟出货，外贸业务人员应与生产部确认新的交货期再以传真或电话方式告知客户，取得客户同意之后，更改订单交货期。如果客户不同意延迟交货，或者取消订单，可与客户协商，工厂负担部分运费或其他杂费，做出让步以取得客户同意。

(二）部分订单客户供料不及时

       如果因客户未提供其应提供的包装材料、网印材料等，工厂需打电话或发送传真要求客户提供材料，一般在客户给齐包装材料之后半个月出货。
       外贸业务人员必须与工厂(生产企业)密切合作,定期去工厂督促检查,对工厂的生产设备、技术条件以及工人操作水平都要心中有数。对有些具有特殊要求的产品，外贸业务人员要帮助工厂一起制定生产工艺和生产计划，并根据拟定的跟单计划，适时敦促工厂及时安排生产，以保证各项工作顺利进行。

六、订单有变更要及时处理

       对于所下的订单，客户不可避免地会发生临时更改订单的情况。一般来说，更改订单主要是对数量、结构、包装要求的更改。外贸业务人员在接到客户变更订单的通知后，要马上放下手头的事情，第一时间处理这件事情，若耽误，可能会造成很大的损失。例如，产品的结构有变化，外贸业务人员若不及时通知相关部门，待出货时再更改，返工成本会很大，有的甚至会使产品直接变为废品。

(一）确认更改

       收到外贸客户的更改通知后，外贸业务人员首先应确认更改内容是什么、工厂能否接受、工厂现有的生产条件能否满足。如果是工厂不能完成的修改，则要同客户协商采用其他方法或本批货不修改。

(二）书面通知相关部门

       如果是工厂可以完成的修改，外贸业务人员应第一时间通过书面形式把更改内容通知相关部门，特别是生产部。
(1）订货通知单发出后，如客户临时有数量、交期或技术方面的变更要求，外贸业务人员应另行填写“订货变更通知单”,分发到各相关部门。
(2）变更后的订货通知单应加盖已修订的字样，并标记取消原订货通知单的号码，应在分发新单的同时回收旧单，以免发生混淆。
(3）在订货通知单发出后，如客户取消订单，则应发出订货变更通知单，通知各部门订单取消的信息，并回收原发出的订货通知单。
(4）如果是客户修改订货的 产品型号、规格，视同原订单变更，依据变更流程处理，并将客户订单依新订单发出订货变更通知单。