(一 )达成签订合同的意愿

        买实双方可以通过不同的方式及条件达成签订合同的意愿，具体如下所示。

(1)通过谈判直接成交而签订正式合同。
(2)通过信件、传真达成协议，应一方或双方当事人的要求，须先签订确认书，而后再签订正式的合同。
(3)通过信件、传真达成协议，即以发盘、还盘及有效接受的往来函电作为合同的基础。

(二)制作售货合同或售货确认书

       在我国的国际贸易业务中，各外贸企业都印有固定格式的进出口合同或成交确认书，即所谓的格式合同( Model Contract Forms )。它适用于某一类产品(如化工产品、机械设备等)的买卖。格式合同只具有建议性质，当事人可依据双方协议修改或变更其内容。当面成交的，双方共同签署;通过往来函电成交的，由我方签署后，一式两份送交国外买方签署，退回一份，以备存查，并用作履行合同的依据。
      售货合同的填写说明如下。
(1)售货合同( SALES CONTRACT)。 文本约首应醒目地注明SALES CONTRACT或SAL ES CONFiRMATION (售货合同确认书)等字样。一般来说， 出口合同的格式都是由我方(出口公司)事先印制好的，因此有时会在售货合同(SALES CONTRACT)字样之前加上出口公司名称或是公司标识等(我国外贸公司在进口时也习惯由我方印制进口合同)。
(2)编号(No.)。此栏填写合同的编号。一般来说，每家公司都有自己的系列编号，以便存储归档管理之用。
例如: 04 S132/005。
(3)签约日期(DATE)。此栏填写实际的签约日期。
(4)签约地点(SIGN AT)。签约地点关系到如果发生争议，本合同适用哪国法律，因此需准确填写。
(5)卖方信息。
①卖方名称(SELLERS)此栏填写卖方的全称。注意有时此栏内容已经由公司印制好，但如果公司名称已更改，则需要更改为新名称并加盖校对章或重新印制合同。
②地址(ADRESS ),此处为卖方公司详细地址，如已更改，注意使用新的地址。
③传真(FAX),此处填写卖方公司的传真号，以方便联系。
(6)买方信息。此处填写买方名称(BUYERS)、地址(ADDRESS)传真(FAX)。
(7)第七项多为买卖双方订立合同的意愿和执行合同的保证。
(8)品名及规格( NAME OF COMMODITY & SPECIFICATIONS )。此栏应详细写明各项商品的名称及规格。如果是据来往函电成交后签订的售货合同确认书，可只写商品名称，而后注“SPECIFICATIONS AS PRR QUTATIONS"。
(9)单价(UNIT PRICE)。 一般来讲，单价由四部分构成，例如，USD50FOB大连PER M/T,缺一不可。
(10)数量(QUANTITY )。此栏为计价的数量。
(11)金额及术语(AMOUNT & PRICE TERMS)。此栏填写每项商品的累计金额及价格术语。
(12)溢短装条款。大宗散装货物多列明此条款。溢短装货物的单价仍以合同价计量。
(13)总金额(TOTAL VALUE)。 本栏列明币种及各项商品累计金额之和。它是发票及信用证金额的依据。
(14)包装(PACKING)。此栏填写包装的种类、材料、包装及其费用由谁承担。如无特别声明，则由卖方承担。
(15)装运期(TIME OF SHIPMENT)。装运期可有多种规定方法，可以规定具体时段,例如，4月中旬或3月底前，另外也可以用信用证或售货合同等为参照物规定相应时间。
( 16)装运港和目的港(PORTS OF LOADING & DESTINATION )。此处列明装运港和目的港。对于FOB合同，装运港为合同要件，所以要特别列明装运港。对于CIF合同，目的港为合同要件，所以要特别列明目的港。即使在非为合同要件的情况下，在卖方开立信用证之时一般也要订明相关港口。如需转船，则列明中转地。
(17)是否允许分批装运及转船( With partial shipments and tanshipment allwed)。此栏填写是否可以分批装运及转船(Y/N)。《跟单信用证》规定，如未列明是否允许分批装运或转船，则视为允许分批装运或转船。如有特别要求，可在备注栏补充注明，也可在此栏或“品名及规格”一栏空白处注明。
(18)保险(INSURANCE )。 如按FOB价格成交，则选择TO BE EFFECTED BY THE BUYERS (由买方自理)。如为CIF合同，一般规定如下。如无特殊要求，由卖方按中国人民保险公司条款按照发票总值110%投保最低险别F.P.A. (平安险)。另外，根据国际商会规定，一般需按行业惯例替买方把保险交足。如买方欲增加其他险别，须于装船前征得卖方同意，所增加的保险费由买方负担如为长期客户，则买卖双方协商按行业惯例加保险别，并确定保险费由哪一方负担。
(19)付款方式(PAYMENT)。本栏注明付款条件。在如今的国际贸易中一般使用信用证付款方式，此时需注意信用证的有效期与装运期的关系，以保证安全收汇。装运期应与信用证到期日(有效期)之间有一段合理的间隔，不能太短，甚至“双到期”，致使装运单据取得后没有足够时间进行议付;也不能太长，会占压买方资金。
(20)唛头( SHIPING MARKS)。如为裸装货或中性包装，则填写“N/M"。 -般使用卖方的唛头，个别情况由卖方结合买方的要求设计唛头，或由买方自定。
(21)一般条款( GENERAL TERMS AND CONDITIONS)。主要就付款条款、商品检验、索赔、不可抗力、仲裁、其他事项等做出规定。此类条款通常印在合同背面。如果对方有异议之处可提出修改，如买方有特别指定的商品检验机构，双方可协商变更。在一般条款中还可以加上一个其他条款( OTHER TERMS/REMARKS)。有特殊规定可在此说明。因为多使用格式合同，难免有需改动和补充之处。
22)买方和卖方分别签字盖章(THE SIGNATURE OF BUYERS/SELLERS)。由公司法人签字、盖章。

(三)审核合同尽量避免差错

对于已方(出口方)制定的书面合同，在省送给对方之前外贸业务人员要做好审核工作以避免因合同的漏润与差错而导致经济损失。在进行具体审核时，外贸业务人员可以设计一个表格做好记录，以便己方更好地履行合同。

(四)出口合同核算

外贸业务人员应根据与客户最终达成的交易条件，仔细地进行出口合同核算。核算的内容包括总成交金额、实际总成本、实际国内费用、总海运费、总保费、总佣金、总利润额、利润率。

(五)寄出成交签约函

外贸业务人员应给国外客户寄送成交签约函，感谢对方的订单，并说明随后会寄出
合同或售货确认书，催促其迅速回签并及时开出信用证。

(六)审核其回签合同

对对方签回的书面合同应及时认真地审核，检查对方是否对合同做了我方不能接受的修改，如果有，应立即通知对方不能接受其对合同的修改，或者依据存档的副本向对方提出异议。以上是己方起草合同的情况，如果合同是由对方制好并签字寄来，己方应做如下审核工作:
(1)从头到尾仔细检查各项条款是否合理，确保合同内容与治谈过程中达成的条件、协议相一致，至少没有己方不能接受的条款:
(2)若有不能接受的条款，则不能签字，应直接寄给对方，请对方修改;
(3)在签署退回时，要防止重复签署，造成一份合同两笔交易:
(4)合同签好字后己方留存一份， 给对方寄回一份。